TUGAS 3
KOMUNIKASI BISNIS
Disusun Oleh :
FADILLAH ILHAM ( 53214760 )
INTAN PUJI LESTARI (55214381)
KACHFI ANUGRAH ( 5D214113 )
LITA SRI RAHAYU ( 56214129 )
NARYATI ( 57214821 )
SALSABILA ( 59214954 )
Kelas : 2DF01
1.
PERENCANAAN LAPORAN BISNIS
1.a. Pengertian dan jenis laporan bisnis
Pengertian Laporan
Bisnis
Laporan bisnis ialah setiap dokumen faktual yang menyatakan
tujuan perusahaan merupakan sarana manajerial untuk menginformasikan atau memberikan
kontribusi pada pengambilan keputusan harus bersifat akurat, lengkap dan obyektif.
Laporan bisnis juga dapat diartika sebagai suatu laporan
yang memiliki sifat netral, tidak memihak, memiliki tujuan yang jelas dan rencana
penyajian fakta kepada seseorang tau untuk kepentingan bisnis tertentu.
Laporan bisnis juga merupakan pesan-pesan yang objektif,
tersusun secara teratur yang digunakan untuk menyampaikan informasi dari suatu bagian
organisasional atau dari saru institusi atau lembaga ke lembaga lain untuk membantu
pengambilan keputusan atau pemecahan masalah.
Jenis
Laporan Bisnis
Menurut fungsinya, terdapat dua jenis laporan bisnis menurut
fungsinya yaitu :
·
Laporan informasional,
adalah laporan yang memuat informasi berupa fakta, tanpa ada analisis, kesimpulan
dan rekomendasi.
·
Laporan analisis,
adalah laporan yang menyajikan data analisis dengan menginterpreasikan sendiri serat
memberikan rekomendasi
Menurut keasliannya, terdapat 4 jenis laporan, yaitu :
·
Laporan otoritas
:laporan yang dibuat atas permintaan orang lain
·
Laporan sukarela
: pembuat laporan membuat inisiatif untuk membuat laporan bisnis sendiri
·
Laporan swasta :
laporan yang dibuat oleh organisasi atau perusahaan swasta
Menurut frekuensinya, ada dua jenis laporan yaitu :
·
Laporan berkala:
laporan yang dibuat secara berkala harian, mingguan, bulanan, tahunan. Contoh :
laporan penjualan
·
Laporan khusus :laporan
yang dibuat secara khusus (khas) seperti laporan mengenani krisis perusahaan.
Menurut jenisnya, suatu laporan dipengaruhi oleh formalitas
dan panjangnya laporan. Laporan infomal meliputi laporan memorandum, laporan surat,
dan laporan cetak. laporan formal sering disebut dengan laporan panjang. Laporan
surat merupakan suatu laporan yang menggunakan format surat dengan kepala surat.
Laporan dalam bentuk cetakan mempunyai judul yang sudah tercetak, instruksi, baris-baris
kosong. Laporan formal biasanya lebih panjang daripada laporan informal.
1.b. Bagian Pokok dari Laporan Bisnis
Pendahuluan
Dalam
hal pendahuluan dapat dipertimbangkan beberapa hal seperti:
a.
Pemberi kuasa : individu atau organisasi
yang meminta laporan
b.
Layout atau presentasi : informasi kepada
pembaca tentang apa saja yang akan di bahas.
c.
Masalah : diformulasikan awal pada pendahuluan
sebelum maksud dan tujuan laporan bisnis disampaikan.
d.
Maksud : point terpenting dalam pelaporan
bisnis
e.
Ruang lingkup : berhubungan dengan luas cakupan
atau batas bahasan
f.
Metodologi : metode pengumpulan informasi
g.
Sumber-sumber; sumber dalam pelaporan bisnis
baik lisan maupun tertulis.
h.
Latar belakang : jika pembaca dianggap perlu
mengetahui latar belakang maka, wajib disampaikan.
i.
Definisi istilah : menjelaskan beberapa istilah
yang perlu dijelaskan
j.
Keterbatasan : dalam dana, waktu dan sumber
yang tersedia
k.
Rekomendasi
Untuk
laporan singkat beberapa unsur tersebut dapat digabung menjadi satu atau dua paragraf
dengan atau tanpa judul pendahuluan tapi biasanya bagian “pendahuluan ini dibuat
sesuai dengan kebutuhan dan keinginan dari perusahaan tersebut”.
Teks/isi
Bagian
terpanjang dari suatu laporan bisnis sehingga maksud dari laporan bisnis dapat dimengerti.
Penutup
Bagian
penutup berfungsi untuk merangkum laporan secara menyeluruh, mengambil kesimpulan,
atau memberi rekomendasi.
a.
Rangkuman
Berisi
ringkasan pembahasan secara menyeluruh.kadang kala hanya berisi point-poin yang
penting, kekuatan dan kelemahan atau manfaat dan kerugian.
b.
Kesimpulan
Berisi
evaluasi secara ringkas fakta – fakta yang dibahas tanpa memasukkan pendapat pribadi
kita sebagai penulis
c.
Rekomendasi
Menyarankan
suatu program tindakan yang didasarkan pada kesimpulan yang dibuat.
d.
Rencana Tindakan
Merupakan
pernyataan terakhir yang mencakup waktu pelaksanaan program, anggaran yang diperlukan
dan orang-orang yang bertanggung jawab terhadap program yang dilaksanakan.
1.c. Pengorganisasian isi dalam Laporan Bisnis
Ada 2 cara yang dapat digunakan
untuk menyusun isi laporan bisnis yaitu cara deduksi (langsung) dan cara induksi
(tak langsung).
Deduksi
Menyampaikan ide pokok dan
rekomendasi terlebih dahulu, setelah itu baru dijelaskan hal – hal yang rinci. Digunakan
pada kriteria pembaca:
a. Esekutif
yang sibuk, ingin berita segera.
b. Ingin
mengetahui berita baik atau informasi netral.
c. Ingin
menganalisa data dengan baik ketika analisa laporan berada diawal.
Induksi
Menjelaskan fakta-fakta
yang ada terlebih dahulu, kemudian memberikan ide pokok, kesimpulan dan rekomendasi.Digunakan
pada kriteria pembaca:
a. Ingin
mengetahui penjelasan secara rinci terlebih dahulu,
b. Ingin
mengetahui kesimpulan yang kurang menyenangkan,
c. Perlu
membaca laporan secara keseluruhan bukan awalnya saja
1.d. Penulisan Laporan Singkat
Kebanyakan laporan singkat (short/brief report) hanya mencakup
materi pendukung yang relative sedikit bagi pencapaian komunikasi yang efektif.
Laporan singkat itu sendiri dapat berbentuk memo ataupun surat yang terdiri atas
satu atau dua halaman.
Laporan singkat mencakup beberapa elemen penting dalam
suatu laporan formal, antara lain:
1. Gaya
penulisan pribadi yang menggunakan gaya penulisan orang pertama atau kedua.
2. Grafik
untuk lebih menekankan tulisan.
3. Judul
dan sub-subjudul dalam tubuh laporan.
4. Format
memo atau surat.
1.e. Laporan Bisnis Yang Baik
Akurat
Hal pertama yang perlu diperhatikan oleh seorang penulis
laporan bisnis adalah bagaimana mengatakan suatu kebenaran. Beberapa hal berikut
ini akan membantu mengatasi kemungkinan terjadinya distorsi :
a. Jelaskan
fakta atau peristiwa yang terjadi secara konkret.
b. Laporkan
semua fakta yang relevan.
c. Tempatkan
fakta yang ada dalam suatu perspektif.
d. Berikan
bukti-bukti terhadap kesimpulan yang Anda buat.
e. Sajikan
hanya bukti yang valid dan mendukung kesimpulan Anda.
f. Jaga
bias pribadi Anda dalam suatu laporan.
Keputusan yang
Baik
Laporan bisnis yang dibuat tidak hanya digunakan pihak
intern saja, tetapi juga pihak ekstern organisasi. Pembaca akan merasa senang membaca
suatu laporan yang mencakup lima hal berikut :
a. Adanya
ide pokok pada permulaan suatu laporan.
b. Melihat
fakta-fakta yang tersedia.
c. Menerima
uraian atau cerita secara menyeluruh.
d. Menggunakan
bahasa yang mudah dimengerti.
e. Mempelajari
sesuatu yang dapat membuat pekerjaan atau tugas-tugas mereka menjadi lebih mudah.
Format, Gaya,
dan Organisasi yang Responsif
Sebelum menulis, Anda harus memutuskan apakah akan menggunakan
format surat, memo, atau manuskrip; apakah menggunakan gaya formal atau informal.
Dalam hal ini, ajukan diri Anda sendiri pertanyaan berikut:
a. Siapa
yang berinisiatif yang membuat laporan?
b. Apakah
subyek yang akan dimasukan ke dalam laporan?
c. Kapan
suatu laporan dibuat?
d. Kemana
laporan akan dikirim?
e. Mengapa
suatu laporan dibuat?
f. Bagaimana
sikap pembaca?
2.
PRESENTASI BISNIS
2.a. Persiapan dasar presentasi bisnis
Penguasaan terhadap
topik atau materi yang akan dipresentasikan
Penguasaan terhadap materi yang akan dipresentasikan merupakan
salah satu syarat penting agar apa yang ingin disampaikan kepada audiens dapat mencapai
sasaran. Ketidakpastian terhadap materi yang akan dipresentasikan bukan saja menghambat
penyampaian pesan kepada audiens, tetapi juga akan memberikan citra ( image ) yang
kurang baik bagi pembicara yang bersangkutan.
Penguasaan berbagai
alat bantu presentasi dengan baik
Di samping penguasaan materi yang akan dipresentasikan
dengan baik, maka berikutnya adalah bagaimana seorang pembicara mampu memanfaatkan
berbagai alat bantu presntasi bisnis demi pencapaian tujuan yang dikehendaki.
Berbagai alat batu presentasi bisnis yang dapat digunakan
antara lain: white board, spidol, OHP, LCD Proyektor, dsb
Menganalisis
siapa audiens ( Who, What, Where, When, Why, How )
Agar tujuan presentasi bisnis dapat tercapai dengan baik,
maka seorang pembicara perlu mengenal siapa sebenarnya yang menjadi audiens. Melalui
pendekatan bertanya dengan menggunakan kata tanya seperti: apa, siapa, di mana,
kapan, mengapa, dan bagaimana, maka seorang pembicara akan dapat mengidentifikasi
tentang siapa sebenarnya audiens yang dimaksud.
Menganalisis
berbagai lingkungan lokasi atau tempat untuk presentasi
Agar presentasi bisnis yang dilakukan tersebut dapat mencapai
tujuan, maka seorang pembicara perlu mengenal lebih dekat dengan lingkungan lokasi
atau tempat di mana seseorang akan melakukan presentasi bisnis.
2.b. Penggunaan alat bantu dalam presentasi
·
Papan tulis hitam
dan putih (blacboard & whiteboard), Merupakan salah satu
alat bantu presentasi yang sudah cukup lama, dan kini alat bantu tersebut relatif
jarang digunakan. Sarana ini cocok untuk kegiatan seperti lokakarya, briefing, rapat
maupun diskusi
·
Flip Charts adalah sebuah
papan yg dilengkapi dgn lembaran-lembaran kertas berukuran penuh. Apabila lembar
kertas sudah penuh, maka dpt dimembuka lembar kosong selanjutnya atau menyobeknya.
·
Transparansi
overhead project, nampaknya merupakan alat bantu presentasi yang cukup
populer bagi para pembicara. Diberbagai belahan dunia seperti Amerika Serikat, Inggris,
Australia dan kanada. Dengan semakin meluasnya teknologi komputer, maka semakin
banyak yg dapat memanfaatkan kemampuan komputer untuk membuat tampilan grafik, gambar,
bagan dsb.
·
Papan tulis elektronik, Papan tulis
elekronik memiliki motor elektronik untuk menggulung layar sehingga muncul bagian
bersih yang baru dan seterusnya
·
Video cassete
recorder (VCR), Video cassete
recorder (perekam kaset video) dapat digunakan sebagai sarana untuk melakukan persentase
bisnis anda dapat merekam berbagai program pelatihan atau kegiatan kegiatan tertentu
sebagai bahan study kasus dalam format kaset video . kaset video memiliki tiga macam
format yaitu : PAL, NTSC, SECAM
·
PANEL LCD, Panel liquid
crystal display (LCD) memiliki kesamaan dengan layar komputer jenis laptop yakni
transparan, untuk dapat beroperasi layar LCD dihubungkan dengan port monitor bagian
belakang komputer yang bertindak seperti layar komputer dan bertindak seperti layar
komputer biasa yang menayangkan data atau gambar.
·
Proyektor LCD, merupakan salah
satu alat bantu persentasi yang banyak di gunakan oleh organisasi atau lembaga bisnis
maupun non bisnis . dalam perkembangannya, proyektor LCD dari waktu ke waktu mengalami
perkembangan yang semakin baik . perkembangannya dapat dilihat dari produk atau
tau tampilan produk yang semakin menarik dan ramping. Proyektor LCD ini baru dapat
berfungsi dengan baik apabila dihubungkan dengan Personal Computer (PC) baik dalam
bentuk komputer jinjing (portabel computer) maupun komputer meja (desktop komputer)
2.c. Menganalisa audiance
Dalam menganalisis audiens seorang pembicaraan harus mampu
menjawab enam pertanyaan mendasar berikut ini :
1.
Siapa audiensnya?
Analisis audiens ini berkaitan dengan kepada siapa seseorang
itu berbicara.
2.
Apa yang diinginkan audiens?
Agar penyampaian pesan-pesan bisnis sesuai seperti yang
diharapkan, pembicara yang baik perlu mengetahui apa yang diinginkan oleh audiens.
3.
Dimana melakukan persentasi?
Bagi pembicara, pemahaman terhadap tempat persentasi
dilakukan sangat penting.
4.
Kapan melakukan persentasi?
Seorang pembicara perlu memperhatikan secara seksama
kapan melakukan persentasi bisnis (rincian mengenai tanggal, bulan hari, dan jam
berapa).
5.
Mengapa melakukan persentasi?
Sebelum melakukan persentasi bisnis, seorang pembicara
harus mampu menjawab pertanyaan mengapa harus melakukan persentasi bisnis.
6.
Bagaimana melakukan persentasi?
Seorang pembicara yang satu dengan pembicara yang lain
tentunya memiliki strategi persentasi bisnis yang berbeda-beda.
3.
PENGORGANISASIAN DAN REVISI PESAN BISNIS
3.a. Pengorganisasian melalui online
Untuk
mencapai pengorganisasian pesan-pesan yang baik maka diperlukan suatu cara agar
pesan tersebut dapat berguna dan bermanfaat bagi setiap penggunanya. Hal tersebut
dapat dilakukan dengan cara :
Mendefinisikan
dan Mengelompokkan Ide
Memutuskan
apa yang harus dikatakan adalah masalah mendasar bagi setiap komunikator yang harus
dicari pemecahannya. Jika materi memang lemah, tidak memiliki suatu muatan yang
menarik, maka akan mengaburkan fakta yang ada. Apabila penyusunan pesan yang panjang
dan kompleks, maka outline sangat diperlukan dan menjadi penting artinya. Hal ini
karena dengan adanya outline akan sangat membantu memvisualisasikan hubungan antara
bagian yang satu dengan bagian yang lain. Selain itu, outline juga membantu untuk
mengkomunikasikan ide-ide dengan cara yang lebih sistematik, efisien dan efektif.
Melalui perencanaan yang baik outline akan membantu mengekspresikan transisi antara
ide-ide sehingga audiens akan memahami pola pikir komunikator. Susunan suatu outline
secra garis besar dapat digolongkan ke dalam tiga golongan, antara lain :
a. Memulai
dengan Ide Pokok, akan sangat membantu dalam menetapkan tujuan dan strategi umum
dari suatu pesan. Ide pokok dirangkum ke dala dua hal yaitu : keinginan terhadap
audiens untuk melakukan dan memikirkannya sebagai alasan yang mendasar bagi audiens
mengapa harus melakukan dan memikirkannya.
b. Menyatakan
hal pendukung yang penting yang akan sangat berguna dalam mendukung ide-ide pokok.
c.
Membuat ilustrasi dengan bukti-bukti, semakin
banyak bukti-bukti yang dapat disajikan, maka outline yang dibuat akan semakin baik.
3.b. Pemilihan kata yang tepat
Setelah
tahapan perencanaan, pengorganisasian dan pembuatan pesan-pesan bisnis dilakukan
langkah selanjutnya adalah melakukan perbaikan (revisi) terhadap pesan-pesan bisnis.
Revisi (Perbaikan) pesan merupakan tahap terakhir dalam proses penyusunan pesan
bisnis. Pada tahap ini, dilakukan kegiatan menyunting (editng), menulis ulang pesan
dan mencetak pesan. Tahap revisi itu perlu dilakukan untuk memastikan bahwa pesan
yang direncanakan dan disusun sudah bebas dari kesalahan.
Beberapa
hal yang harus ditelaah ulang adalah isi maupun pengorganisasiannya, gaya bahasa
yang dipakai, susunan bahasanya serta format penulisannya. Untuk penggunaan kata
hendaknya memilih kata yang sudah dikenal, singkat dan menghindari kata-kata yang
bermakna ganda.
Revisi
sangat diperlukan agar pesan bisnis yang telah direncanakan dan dibuat dapat sesuai
dengan yang dikehendaki. Revisi ini berlaku terhadap seluruh komunikasi ‘menulis’,
maupun untuk komunikasi ‘berbicara’ terutama yang memerlukan persiapan tertulis
seperti presentasi.
Menyunting Pesan
(Editing)
Setelah
naskah pertama selesai, kebanyakan orang menganggap pekerjaan menyusun pesan telah
selesai dan mulai beralih ke pekerjaan lainnya. Hal yang sesungguhnya tidaklah demikian.
Menyusun pesan bisnis memerlukan proses yang dilakukan dengan hati-hati. Draft pesan
yang telah selesai harus ditelaah ulang ( review) da diperbaiki lagi, baik dari
sudut isi amupun gaya bahasa yang digunakan, organisasi, serta format penulisannya.
Revisi Isi,
Organisasi, Gaya Penulisan, dan Format.
Idealnya,
naskah pertama dibiarkan selama beberapa saat sebelum memulai proses penyuntingan.
Evaluasi dimulai dengan membaca secara cepat dan memusatkan perhatian pada isi,
organisasi, dan format pesan. Draft pesan dibandingkan dengan rencana semula. Pertanyaan-pertanyaan
berikut bisa dijadikan pedoman dalam melakukan evaluasi terhadap isi, organisasi
dan format pesan :
Apakah kita telah memasukkan butir-butir pesan dengan
urutan yang logis?
Apakah ada keseimbangan yang baik antara yang umum dan
yang khusus?
Apakah pokok pikiran yang paling penting telah memperoleh
porsi yang cukup?
Apakah kita telah memberikan fakta-fakta pendukung dan
melakukan pemeriksaan ulang terhadap fakta-fakta yang ada?
Apakah lebih meyakinkan bila pesan diatur dalam susunan
yang berbeda?
Apakah kita ingin menambahkan informasi yang baru?
Bagian
awal dan akhir memiliki dampak yang paling besar bagi penerima. Pastkan bahwa bagian
awal relevan, menarik dan sesuai dangan kemungkinan reaksi penerima.
3.c. Membuat kalimat yang efektif
Kalimat
yang efektif adalah kalimat yang memenuhi dua syarat berikut:
a. Mampu
mewakili pikiran atau perasaan pembicara atau penulissecara tepat.ü
b. Mampu
menimbulkan pengertian yang sama tepat dalam pikiran atau perasaan pendengar atau
pembaca seperti yang dipikirkan atau dirasakan oleh pembicara atau penulis.ü
Jika
kedua syarat ini dipenuhi maka kemungkinan terjadinya salah paham antara mereka
yang terlibat dalam komunikasi dapat diminimalkan atau bahkan dihilangkan. Untuk
menciptakan sebuah kalimat yang efektif ada beberapa hal yang harus diperhatikan,
yaitu: kesatuan gagasan, kepaduan yang baik, penekanan, variasi, paralelisme, dan
penalaran.
Kesatuan
gagasan di sini diartikan sebagai adanya satu atau lebih pokok pikiran. Secara praktis
sebuah kesatuan gagasan diwakili oleh Subjek, predikat dan plus/minus objek. Kesatuan
yang diwakili oleh subjek, predikat dan plus/minus objek itu dapat berbentuk kesatuan
tunggal, kesatuan gabungan, kesatuan pilihan, dan kesatuan yang mengandung pertentangan.
Contoh:
Semua karyawan perusahaan tersebut mendapat penjelasan
tentang sistem penggajian yang baru (Kesatuan Tunggal)
Ia bekerja di unit keuangan pada perusahaan itu, tetapi
ia merasa kurang cocok di bagian keuangan (Kesatuan yang mengandung pertentangan)
Kita boleh menyusul saya ke tempat itu, atau tinggal
saja di sini (Kesatuan Pilihan).
Kepaduan
yang baik adalah hubungan timbal-balik yang baik dan jelas antara unsur-unsur (kata
atau kelompok kata) yang membentuk kalimat itu. Ada bagian kalimat yang memiliki
hubungan yang lebih erat sehingga tidak boleh dipisahkan, ada yang lebih renggang
kedudukannya sehingga boleh ditempatkan di mana saja, asal jangan disisipkan antara
kata-kata atau kelompok kata yang rapat hubungannya.
Contoh:
Adik saya yang paling kecil memukul anjing di kebun kemarin
pagi, dengan sekuat tenaganya (Kepaduan yang baik)
Adik saya yang paling kecil memukul dengan sekuat tenaganya
kemarin pagi di kebun anjing (Kepaduan tidak baik)
4. KOMUNIKASI LISAN DAN NEGOSIASI
4.a. Komunikasi lisan dalam rapat
Dalam
pertemuan dan rapat setiap peserta harus menyadari posisinya dalam forum tersebut.
Tiap peserta hendaknya; Mampu berkomunikasi secara jujur, terbuka dan bertanggung
jawab, Mampu berperan sebagai komunikator yang berpartisipasi aktif namun tidak
memonopoli pembicaraan, Mampu berperan sebagai komunikan yang sangat responsive
namun tidak emosional, Mampu berperan sebagai penyelaras yang sangat bijaksana dan
adil namun tidak kehilangan pendirian, Mampu mengendalikan diri, dan menghindarkan
terjadinya debat serta tidak berbicara bertele-tele.
4.b. Komunikasi lisan dalam wawancara
Wawancara
sangat penting dalam penelitian kualitatif, karena ia merupakan sarana atau teknik
pengumpulan data/informasi. Wawancara pada dasarnya adalah obrolan biasa, hanya
saja dengan topik tertentu, dan ada pihak yang lebih dominan bertanya (pewawancara)
dan pihak lain dominan menjawab, menjelaskan, atau memberi informasi (narasumber).
Wawancara adalah salah satu teknik meliput, selain terjun langsung ke lapangan atau
tempat kejadian peristiwa dan studi literatur atau studi kepustakaan. Etika dalam
wawancara di antaranya adalah:
(1) sebutkan/perkenalkan
identitas diri
(2) jelaskan
tujuan wawancara
(3) datang
tepat waktu, konfirmasi bila terlambat
(4) menghormati
permintaan responden, buat secara tertulis.
4.c. Komunikasi dalam berorganisasi
Negosiasi merupakan
proses untuk mencapai kesepakatan yang menyangkut kepentingan timabal balik dari
pihak-pihak dengan sikap, sudut pandang, dan kepentingan-kepentingan yang berbeda
satu sama lain. Pada hakikatnya negosiasi perlu dilihat dari konteks antar budaya
dari pihak yang mela-kukan negosiasi, dalam artian perlu komunikasi lisan, kesedian
untuk memahami latar belakang, pola pemi-kiran, dan karakteristik masing-masing,
serta kemudian berusaha untuk saling menyesuaikan diri.Negosiasi biasa dilakukan
oleh seorang pribadi dengan pribadi lainnya, maupun negosiasi antara kelompok dengan
kelompok (atau antar pemerintah), senantiasa melibatkan pihak-pihak yang memiliki
latar belakang berbeda dalam hal wawasan, cara berpikir, corak perasaan, sikap dan
pola perilaku, serta kepentingan dan nilai-nilai yang dianut.
5. KOMUNIKASI DALAM TULISAN
5.a. Penulisan kabar/berita
Dasar
penulisan berita, setelah mengumpulkan informasi, fakta mengenai suatu kejadian
haruslah dapat menjawab pertanyaan siapa, apa, bilamana, di mana, kenapa, bagaimana,
(dalam bahasa inggris 5W + 1H = Who, What, When, Where, Why, How). Selanjutnya,
sudah umum sekali dikenal gaya menulis berita yang lazim disebut gaya penulisan
piramida terbalik. Unsur berita yang paling kuat ditulis sebagai pembukaan (lead,
teras, intro). Aspek peristiwa terpenting itu disebut juga point of maximal interest
(titik perhatian maksimal – TPM), tujuannya merebut perhatian pembaca agar segera
tertarik membaca berita itu. Rangkaian paragraf berikutnya berisi aspek peristiwa
lainnya yang mendukung atau lebih merinci TPM, yang semakin ke bawah semakin kurang
penting ibarat mengikuti gaya bangunan atau struktur piramida terbalik.
5.b. Korespondensi (surat-menyurat)
Surat
merupakan sarana komunikasi tertulis disampaikan oleh suatu pihak kepada pihak lain.
Dalam perkembangannya, seseorang dapat menulis surat dengan secarik kertas, namun
dapat juga dengan menggunakan sarana komputer yang sudah dilengkapi dengan modem,
yaitu surat elektronik.
Melalui
surat, kita dapat menyampaikan informasi penting kepada orang lain, sebagai alat
bukti tertulis, alat untuk mengingat-ingat, alat bukti historis, dan untuk pedoman
kerja. Dilihat dari segi bentuk, isi, dan bahasanya, surat dapat dikelompokkan ke
dalam tiga jenis, yaitu surat pribadi, surat dinas, dan surat bisnis. Surat pribadi
umumnya tidak memiliki suatu standar penulisan yang baku. Sedangkan surat dinas
dan surat bisnis, umumnya harus mengikuti kaidah-kaidah bahasa. Sehingga kita tidak
boleh membuat surat dinas dan surat bisnis menurut selera sendiri-sendiri.
Bagian-bagian
penting dalam surat, biasanya mencakup kepala surat, tanggal, nomor, lampiran, hal,
alamat yang dituju, salam pembuka, paragraph pembuka, paragraph isi, paragraph penutup,
salam penutup, tanda tangan, nama terang, tembusan, dan inisial.
Sedangkan
bentuk surat dapat dibedakan ke dalam bentuk:
(1)
bentuk lurus penuh,
(2)
bentuk setengah lurus,
(3)
bentuk lurus
(4)
bentuk bertekuk, dan
(5)
bentuk paragraph menggantung.
Secara
umum, bahasa yang digunakan dalam dunia korespondensi mencakup tiga hal yaitu:
(1)
pilihlah kata-kata yang sudah dikenal
(2)
kata-kata yang lazim, dan
(3)
pilihlah kata-kata secara cermat.
5.c. Penulisan pesan-pesan persuasif
Persuasi
merupakan suatu usaha mengubah sikap, kepercayaan atau tindakan audiens untuk mencapai
suatu tujuan. Secara sederhana, persuasi yang efektif adalah kemampuan untuk menyampaikan
suatu pesan di dalam suatu cara yang membuat audiens (pembaca atau pendengar) merasa
mempunyai pilihan dan membuat mereka setuju. Di dalam suatu organisasi, seseorang
menulis pesan-pesan persuasif dimaksudkan untuk menjual ide/gagasan kepada orang
lain, memberi saran agar prosedur operasional lebih efisien, mengumpulkan suatu
dukungan untuk kegiatan tertentu, dan dalam kaitannya dengan permohonan bantuan
dana bagi pembiayaan suatu proyek tertentu. Selain untuk kepentingan internal organisasi,
penyampaian pesan-pesan persuasif juga digunakan untuk kepentingan eksternal, misalnya
permintaan atau informasi yang bersifat menyenangkan, atau kegiatan untuk mendapatkan
dana dan kerja sama. Pesan-pesan persuasive dimulai dengan melakukan analisis sudiens,
mempertimbangkan perbedaan budaya, dan memilih pendekatan langsung atau tidak langsung.
DAFTAR
PUSTAKA
http://asagustin.blogspot.co.id/2016/04/pengertian-jenis-isi-laporan-bisnis-dan.html
http://pengabdianqu.blogspot.com/2013/05/pengertian-laporan-bisnis-laporan-formal.html
http://iniaku2012.blogspot.co.id/2012/05/laporan-bisnis.html
https://taniakharismaya.wordpress.com/2015/05/31/presentasi-bisnis/
http://kuliahji.blogspot.co.id/2011/07/komunikasi-bisnis.html
